Startende ondernemers die zelf hun administratie bijhouden beginnen vaak met een Excel boekhoudprogramma. Vaak blijkt al snel dat dit toch niet de meest handige manier van administreren is. Helemaal als de onderneming groeit, schiet het sjabloon al snel te kort  bij het produceren van managementinformatie. Dus wordt de jacht geopend op een nieuw boekhoudprogramma. En dat is nog helemaal niet zo eenvoudig.

Online boekhouden

De markt van de online boekhoudprogramma's is nog steeds in beweging. Er blijven nieuwe aanbieders komen. De voordelen van online boekhoudprogramma's zijn in het kort:

• administratie overal te raadplegen (mits een internetverbinding aanwezig is)
• geen problemen met back-ups
• geen problemen met installatie van software-updates (deze worden door de leverancier geïnstalleerd)
• (vaak) geen investering in een duur boekhoudprogramma (wel worden er periodiek abonnementskosten doorberekend)

Maar natuurlijk zijn er ook nadelen:

• zonder internetverbinding geen toegang tot de administratie
• over een langere periode genomen zijn de kosten vaak hoger dan bij een programma op uw eigen systeem

De afweging van boekhoudprogramma's

U dient uiteen te zetten wat uw wensen zijn van het boekhoudprogramma's. Deze wensen kunnen liggen op het gebied van (automatische) invoer en rapportagemogelijkheden, maar ook op het gebied van authorisatierechten (welke rechten hebben de gebruikers (betalen, muteren, raadplegen, etc.)). Zoek drie programma's die volgens u aan deze mogelijkheden voldoen en vraag ze om een offerte uit te brengen. Bekijk vervolgens de verschillen in de mogelijkheden en de prijzen en maak op basis hiervan een keuze.

Inschakelen van een adviseur

U kunt natuurlijk ook een adviseur inschakelen om u te ondersteunen bij het maken van bovenstaande keuze. Voor grotere bedrijven is dit vaak vanzelfsprekend, maar ook voor kleinere ondernemingen is deze ondersteuning vaak prima betaalbaar. U kunt hiervoor contact opnemen met uw administratiekantoor of accountant. Administraties voeren zijn voor hun dagelijkse kost. Als grootgebruiker van administratieve software kunnen zij u prima ondersteunen.

Als je het nieuws bijhoudt, hoor je veel over de financiële crisis. (Nog) niet iedereen heeft hier daadwerkelijk last van, maar het is goed om je onderneming eens door te lichten op potentiële problemen. Gaat het nog wel zo goed met je bedrijf als je twee grootste debiteuren omvallen? En heb je wel grip op de kosten van je onderneming?

Tips voor goed Debiteurenbeheer

• Let goed op het betalingsgedrag en volg een strak proces van herinneren, aanmanen en incasso
• Zorg voor spreiding van de omzet over zoveel mogelijk debiteuren. Bij eventuele failissementen blijft de schade dan beperkt

Tips voor kostenbesparing

• Laat een analyse maken van je bedrijfskosten. Waar de hoogste kosten zitten, zijn vaak ook de meeste besparingsmogelijkheden. Vraag bij deze kosten offertes op bij concurrerende bedrijven (Tips: energiekosten, telefoonkosten, financieringen en accountantskosten)
• Voer deze analyse jaarlijks uit
• Betaal niet te vroeg, stel betalingen uit tot de datum die op de factuur staat vermeld. (rentebesparing)